20 October 2003 External T.I. 2003-0014615 F - allocation non-imposable

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6(16)a)

Also released under document number 2003-00146150.

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Principal Issues: [TaxInterpretations translation]

1. Eligibility criteria for a tax-free allowance pursuant to paragraph 6(16)(a) of the Act in respect of the cost of transporting a person between the person’s place of residence and place of employment (including parking near the place of employment)

2. Is the amount of the non-taxable allowance by virtue of paragraph 6(16)(a) granted to the employee deductible in computing the employer's income?

3. Can you confirm that an amount granted for transportation costs does not exceed a reasonable amount?

4. Instead of paying an allowance for transportation, is it possible to allocate a portion of the employee's total remuneration equivalent to a reasonable amount and thus consider this portion as a non-taxable benefit?

Position:

1. Pursuant to the wording of paragraph 6(16)(a), the employee must be blind or have a mobility impairment and must be entitled to the amount provided for in section 118.3, without regard to paragraph 118.3(1)(c).

2. Yes.

3. An amount will be considered reasonable if it is intended to cover the transport costs incurred by the employee. The determination of the reasonableness of an amount must take into account all the facts of a particular situation. We can, however, confirm that the use of a per-kilometre rate to calculate the amount of the allowance appears to be acceptable without being able to comment on the reasonableness of the per-kilometre rate used as this is a question of fact. On the other hand, the kilometric rates (published by the Department of Finance) used for the purposes of paragraph 18(1)(r) could be used to determine the reasonableness of the amount in subsection 6(16).

4. No. The wording of subsection 6(16) of the Act specifically refers to the non-taxable amount as the value of a benefit conferred or a reasonable allowance in respect of expenses incurred by the employee.

Reasons:

1. The criteria are found in the wording of section 6(16)(a).

2. The allowance or reimbursement of expenses is an amount paid for the purpose of earning income, as described in paragraph 18(1)(a).

3. The reasonableness of any amount cannot be determined without considering all the facts of a particular situation. However, as indicated in ¶43 of IT-522R, the rates used to determine the exemption limit for deductible allowances paid by employers (Section 7306 of the Income Tax Regulations) could be used as a basis for determining the reasonableness of another type of allowance.

4. The employee's total salary is intended to compensate the employee for the work performed and is taxable under subsection 5(1). A portion of this salary cannot be arbitrarily deducted as a non-taxable transportation allowance.

XXXXXXXXXX Martine Filiatrault, CA
2003-001461
October 20, 2003

Dear Sir,

Subject: Benefits for employees with disabilities

This is in response to your letter of April 15, 2003 requesting our opinion on the above subject. We apologize for the delay in responding to this request.

Facts

You presented the situation of individuals with disabilities who work for you. You provide these employees with a parking allowance to compensate them for the costs they incur when travelling to work. As you understand it, those allowances are not required to be included in the income of these employees by virtue of paragraph 6(16)(a) of the Income Tax Act (the "Act"). You now wish to compensate those same employees for the transportation costs they incur when using their car to go to work, i.e. from their residence to their place of work (a round trip). You plan to calculate the amount of the benefit using the kilometre rate that you currently use in your company.

Question

You asked us to confirm whether, pursuant to subsection 6(16), an employee with a disability may receive a non-taxable benefit for the costs incurred for transportation to and from work, including parking near work.

You also wish to know if the non-taxable allowance amounts paid to employees are deductible to the employer.

You also wish to know if a transportation allowance calculated on the basis of the kilometerage between the employee's residence and workplace multiplied by the rate you are currently using, i.e., $0.34 per kilometre travelled, will be considered not to exceed a reasonable amount for the purposes of subsection 6(16).

Finally, if instead of paying a transportation allowance, an employer considered a portion of the employee's total compensation to be a transportation allowance, you wish to know if that portion of the total compensation could be considered a non-taxable benefit pursuant to paragraph 6(16)(a) and thus be excluded from the employee's taxable compensation.

Our Comments

The situation described in your request appears to us to be an actual situation and, as stated in paragraph 22 of Information Circular 70-6R5 of May 17, 2002, the Directorate does not generally give a written opinion on proposed transactions otherwise than by way of an advance ruling. Furthermore, the determination of whether a completed transaction has received the appropriate tax treatment is a matter for the Tax Services Offices. However, we offer the following general comments. Our comments may not, however, apply in full to your particular situation.

By virtue of paragraph 6(16)(a), the value of benefits, reimbursements or allowances (not in excess of a reasonable amount) provided by an employer in respect of transportation to and from work, including parking near work, for an employee with certain disabilities is not to be included in computing the income from an office or employment. Section 6(16)(a) does not apply to all employees with disabilities. It applies only if the employee is blind or has a mobility impairment that entitles the employee to claim the mental or physical impairment tax credit under subsection 118.3(1), or at least would have been entitled to do so if the employee or another person had not claimed a deduction under section 118.2 for remuneration paid to an attendant of the individual or for the individual's living expenses in a nursing home or retirement home. Consequently, if all the conditions of paragraph 6(16)(a) are satisfied, the employee will not have to include in computing income from an office or employment the amount of the allowance (not exceeding a reasonable amount) received from the employer for transportation and parking. The amount of the allowance that is non-taxable pursuant to paragraph 6(16)(a) paid to the employee is fully deductible to the employer in computing its taxable income for the year.

In determining whether an allowance does not exceed a reasonable amount, as specified in section 6(16), all the facts of a particular situation must be considered. In our view, a reasonable allowance, for example, is one that will be established to compensate the employee for the costs the employee incurs when using a car to travel between home and work. While we can confirm that a rate-per-kilometre method is reasonable for making such a calculation, we cannot comment definitively on the reasonableness of any particular rate used by the employer. However, we are of the view that in many situations, the rates set out in the Department of Finance's annual release entitled "Automobile Deduction Limits and Expense Benefit Rates for Businesses" can be used as a basis for determining the reasonableness of an allowance for the purposes of subsection 6(16). For 2003, News Release 2002-109 refers to rates of $0.42 per kilometre for the first 5,000 kilometres driven and $0.36 per additional kilometre. For 2002, News Release 2001-121 indicates rates of $0.41 and $0.35 per kilometre respectively.

Finally, the wording of subsection 6(16) specifically states that the non-taxable amount is the value of a benefit relating to, or an allowance (not in excess of a reasonable amount) in respect of expenses incurred by the employee. In our view, the employer cannot arbitrarily reclassify a portion of the employee's salary, taxable pursuant to subsection 5(1), as a non-taxable benefit pursuant to subsection 6(16) for the employee's transportation.

These comments are not advance income tax rulings and, as noted in paragraph 22 of Information Circular 70-6R5, are not binding on the Canada Customs and Revenue Agency in any particular case.

Best regards,

Ghislaine Landry, CGA
Manager
Individuals, Business and Partnerships Section
Business and Partnerships Division
Income Tax Rulings Directorate

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All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

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Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CCRA.

Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ADRC.

Principales Questions:

1. Critères d'admissibilité d'une personne à une allocation non imposable en vertu de l'alinéa 6(16)a) de la Loi relativement aux frais engagés pour le transport entre son lieu de résidence et son lieu d'emploi (incluant le stationnement situé près du lieu d'emploi)

2. Est-ce que le montant de l'allocation non-imposable en vertu de l'alinéa 6(16)a) de la Loi accordée à l'employé est déductible dans le calcul du revenu de l'employeur?

3. Pouvez-vous confirmer qu'un montant accordé pour les frais de transport ne dépasse pas un montant raisonnable?

4. Au lieu de verser une allocation pour le transport, est-il possible d'allouer une portion de la rémunération globale de l'employé équivalente à un montant raisonnable et ainsi considérer cette portion comme un avantage non imposable?

Position Adoptée:

1. Conformément au libellé de l'alinéa 6(16)a) de la Loi, l'employé doit être aveugle ou avoir un handicap moteur et doit avoir droit au montant prévu à l'article 118.3, compte non tenu de l'alinéa 118.3(1)c) de la Loi.

2. Oui.

3. Un montant sera jugé raisonnable s'il vise à couvrir les frais de transport engagés par l'employé. La détermination du caractère raisonnable d'un montant doit tenir compte de l'ensemble des faits d'une situation donnée. Nous pouvons toutefois confirmer que l'utilisation d'un taux par kilomètre pour calculer le montant de l'allocation semble acceptable sans être en mesure de nous prononcer sur le caractère raisonnable du taux par kilomètre utilisé car il s'agit d'une question de fait. Par contre, les taux par kilomètre (publiés par le ministère des Finances) servant aux fins de l'alinéa 18(1)r) de la Loi pourraient servir pour déterminer le caractère raisonnable du montant au paragraphe 6(16) de la Loi.

4. Non. Le libellé du paragraphe 6(16) de la Loi mentionne spécifiquement que le montant non imposable est la valeur d'un avantage conféré ou une allocation raisonnable se rapportant aux frais que l'employé a engagés.

Raisons POUR POSITION ADOPTÉE:

1. Les critères se retrouvent dans le libellé de l'alinéa 6(16)a) de la Loi.

2. L'allocation ou le remboursement de dépenses est un montant versé en vue de tirer un revenu, tel que décrit à l'alinéa 18(1)a) de la Loi.

3. On ne peut se prononcer sur le caractère raisonnable de quelque montant que ce soit sans avoir examiné tous les faits propres à une situation particulière. Cependant, tel que l'indique le ¶43 du IT-522R, les taux servant à déterminer la limite d'exonération des allocations déductibles versées par les employeurs (Article 7306 du Règlement de l'impôt sur le revenu) pourrait servir de base pour déterminer le caractère raisonnable d'un autre genre d'allocation.

4. Le salaire global de l'employé vise à rémunérer ce dernier pour le travail qu'il accomplit et est imposable en vertu du paragraphe 5(1) de la Loi. On ne peut pas venir retrancher arbitrairement une partie de ce salaire pour le qualifier d'allocation non imposable pour le transport.

XXXXXXXXXX Martine Filiatrault, CA
2003-001461
Le 20 octobre 2003

Monsieur,

Objet: Avantages accordés aux employés ayant une déficience

La présente est en réponse à votre lettre du 15 avril 2003 dans laquelle vous demandez notre opinion concernant l'objet mentionné ci-dessus. Nous nous excusons du délai requis pour répondre à cette demande.

Faits

Vous nous présentez la situation de particuliers ayant une déficience qui travaillent pour vous. Vous offrez à ces employés une allocation pour le stationnement afin de les compenser pour les coûts qu'ils engagent lorsqu'ils se déplacent pour aller travailler. Selon votre compréhension, ces allocations n'ont pas à être incluses dans le calcul du revenu de ces employés et ce, en vertu de l'alinéa 6(16)a) de la Loi de l'impôt sur le revenu (ci-après, la "Loi"). Vous désirez maintenant compenser ces mêmes employés pour les frais de transport qu'ils encourent en utilisant leur voiture pour se rendre au travail, i.e. de leur résidence à leur lieu de travail (aller-retour). Vous prévoyez calculer le montant de l'avantage en utilisant le taux au kilomètre que vous utilisé présentement dans votre entreprise.

Question

Vous nous demandez de confirmer si, en vertu du paragraphe 6(16) de la Loi, un employé ayant une déficience peut bénéficier d'un avantage non imposable pour les coûts encourus pour son transport entre sa résidence et son lieu de travail, incluant le stationnement situé près du travail.

Vous désirez également savoir si les montants de l'allocation non imposable versés aux employés sont déductibles pour l'employeur.

Vous voulez également savoir une allocation pour le transport calculée selon le kilométrage entre la résidence et le lieu de travail de l'employé multiplié par le taux que vous utilisez présentement, soit 0,34 $ le kilomètre parcouru, sera considérée comme ne dépassant pas un montant raisonnable pour les fins du paragraphe 6(16) de la Loi.

Finalement, si au lieu de verser une allocation pour le transport, un employeur considérait une portion de la rémunération globale de l'employé à titre d'allocation pour le transport, vous voulez savoir si cette portion de la rémunération globale pourrait être considérée comme un avantage non imposable en vertu de l'alinéa 6(16)a) de la Loi et ainsi être retranchée de la rémunération imposable de l'employé.

Nos commentaires

La situation décrite dans votre demande nous apparaît être une situation réelle et, tel que mentionné au paragraphe 22 de la Circulaire d'information 70-6R5 du 17 mai 2002, la Direction ne donne généralement pas d'opinion écrite concernant des opérations projetées autrement que par voie de décision anticipée. Par ailleurs, lorsqu'il s'agit de déterminer si une transaction complétée a reçu le traitement fiscal adéquat, la compétence en revient aux bureaux des services fiscaux. Toutefois, nous vous offrons les commentaires généraux suivants. Cependant, nos commentaires pourraient ne pas s'appliquer intégralement à votre situation particulière.

En vertu de l'alinéa 6(16)a) de la Loi, il ne faut pas inclure dans le calcul du revenu d'un emploi ou d'une charge la valeur des avantages, des remboursements ou des allocations (s'ils ne dépassent pas un montant raisonnable) qu'un employeur offre relativement au transport aller-retour entre le domicile et le lieu de travail, y compris le stationnement situé près de ce lieu, pour un employé ayant certaines déficiences. L'alinéa 6(16)a) de la Loi ne s'applique pas à tous les employés ayant une déficience. Cet alinéa s'applique seulement si l'employé est aveugle ou a un handicap moteur qui lui donne le droit de réclamer le crédit d'impôt pour déficience mentale ou physique selon le paragraphe 118.3(1) de la Loi ou du moins, il y aurait eu droit si lui ou une autre personne n'avait pas réclamé une déduction en vertu de l'article 118.2 de la Loi soit à titre de rémunération versée à un préposé aux soins du particulier ou soit à titre de frais de séjour du particulier dans une maison de santé ou de repos. Par conséquent, si toutes les conditions de l'alinéa 6(16)a) de la Loi sont rencontrées, l'employé n'aura pas à inclure dans le calcul de son revenu tiré d'une charge ou d'un emploi, le montant de l'allocation (qui ne dépasse pas un montant raisonnable) qu'il a reçu de son employeur pour le transport et le stationnement. Le montant d'allocation non imposable en vertu de l'alinéa 6(16)a) de la Loi versé à l'employé est entièrement déductible pour l'employeur dans le calcul de son revenu imposable pour l'année.

Pour déterminer si une allocation ne dépasse pas un montant raisonnable, tel que précisé au paragraphe 6(16) de la Loi, il faut tenir compte de l'ensemble des faits d'une situation donnée. À notre avis, une allocation raisonnable, par exemple, est celle qui sera établie afin de compenser l'employé pour les frais qu'il encourt lui-même lorsqu'il se sert de sa voiture pour se déplacer entre sa résidence et son lieu de travail. Quoique nous puissions confirmer qu'une méthode basée sur un taux par kilomètre est raisonnable pour effectuer un tel calcul, nous ne pouvons commenter de façon définitive sur le caractère raisonnable d'un taux particulier utilisé par l'employeur. Par contre, nous sommes d'avis que dans plusieurs situations, les taux énoncés dans le communiqué annuel du ministère des Finances intitulé "Les plafonds de déduction de frais d'automobile et les taux des avantages relatifs à l'utilisation d'une automobile pour les entreprises" peuvent servir de base pour déterminer le caractère raisonnable d'une allocation pour les fins du paragraphe 6(16) de la Loi. Pour l'année 2003, le communiqué 2002-109 mentionne des taux de 0,42 $ le kilomètre pour la première tranche de 5 000 kilomètres parcourus et de 0,36 $ le kilomètre additionnel. Pour l'année 2002, le communiqué 2001-121 indique des taux de 0,41 $ et 0,35 $ le kilomètre respectivement.

Finalement, le libellé du paragraphe 6(16) de la Loi mentionne spécifiquement que le montant non imposable est la valeur d'un avantage conféré ou une allocation (ne dépassant pas un montant raisonnable) se rapportant aux frais que l'employé a engagés. À notre avis, l'employeur ne peut pas arbitrairement reclassifier une partie du salaire de l'employé, imposable en vertu du paragraphe 5(1) de la Loi, pour le considérer comme un avantage non imposable en vertu du paragraphe 6(16) de la Loi pour le transport de l'employé.

Ces commentaires ne constituent pas des décisions anticipées en matière d'impôt sur le revenu et, tel qu'il est mentionné au paragraphe 22 de la Circulaire d'information 70-6R5, ne lient pas l'Agence des douanes et du revenu du Canada à l'égard d'un cas d'espèce donné.

Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

Ghislaine Landry, CGA
Gestionnaire
Section des particuliers, des entreprises et
des sociétés de personnes
Division des entreprises et
des sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt

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Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(16) - Paragraph 6(16)(a)

per-kilometre rates published by Finance could be used for reasonableness purposes

In the course of a general discussion of the eligibility criteria for employees receiving tax-free per-kilometer allowances pursuant to s. 6(16)(a) of the Act respecting use of a car to drive to and from work, CCRA noted that the employee must be blind or have a mobility impairment and must be entitled “to claim the mental or physical impairment tax credit under subsection 118.3(1), or at least would have been entitled to do so if the employee or another person had not claimed a deduction under section 118.2 for remuneration paid to an attendant of the individual or for the individual's living expenses in a nursing home or retirement home.” CCRA also noted that the kilometric rates (published by the Department of Finance) used for the purposes of s. 18(1)(r) could be used to determine the reasonableness of a per-kilometre allowance for s. 6(16) purposes.

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