10 December 2003 External T.I. 2003-0023335 F - COUT D'UN BIEN REMIS EN RECOMPENSE

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6(1)(a)

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Situation

Questions

Our Comments

Principal Issues: [TaxInterpretations translation]

Could property given by a parent corporation to an employee of its subsidiary as a reward be given on a tax-free basis?

Would customs duties and transportation costs paid by the subsidiary form part of the total cost of the property that is compared to the $500 limit?

Position:

We would generally be prepared to consider the gifts and awards policy in a situation where it is the parent corporation that gives the award to an employee of its subsidiary as long as it is not a means of exceeding the number of awards (and the $500 limit) set out in the policy.

Customs duties and transport costs would be part of the total cost.

Reasons:

Extension of the policy to certain situations.

We have not defined the term "cost" for the purposes of this policy. However, we consider that cost would not only include the purchase price of an item. It would include any costs incurred in obtaining the property in the desired condition and location for delivery to the employee. In a situation where some of the costs were incurred by the employer and some of the costs were incurred by a related person, we would consider the costs incurred by both the employer and the related person when comparing the $500 limit, regardless of whether the employer or its parent corporation delivers the property to the employee..

XXXXXXXXXX Sylvie Labarre, CA
2003-002333
December 10, 2003

Dear Sir,

Subject: Rewarding an employee

This is further to your letter of June 10, 2003 requesting our opinion on the application, in a particular situation, of the gifts and awards policy published in the Income Tax Technical News, No 22. We apologize for the delay in responding to this request.

Situation

Mr. A, a Canadian resident, is an employee of Canco, a Canadian corporation wholly owned by USco, an American corporation.

Mr. A attained 20 years of service with Canco. USco consequently wished to give Mr. A some property as a reward. USco purchased the property for the equivalent of C$500. However, in order to transfer the property to Mr. A, the property had to be imported into Canada and there was an agreement that Canco would pay customs duties of $200. In addition, one of the corporations paid the transportation costs to the location where the property was given to Mr. A.

Questions

You asked whether the fact that Canco's parent corporation is providing the property to the Canco employee means that the gifts and awards policy does not apply in this situation.

You asked whether customs duties and transportation costs are part of the cost of the property given to the employee for the purpose of determining whether the Gifts and Awards Policy applies.

Our Comments

As stated in paragraph 22 of Information Circular 70-6R5 dated May 17, 2002, it is the practice of the Canada Customs and Revenue Agency (CCRA) not to issue written opinions on proposed transactions otherwise than through advance rulings. Furthermore, when it comes to determining whether a completed transaction has received appropriate tax treatment, that determination is made first by our Tax Services Offices as a result of their review of all facts and documents, which is usually performed as part of an audit engagement. However, we can offer the following general comments that we hope may be helpful to you. These comments may not, however, apply to your particular situation in certain circumstances.

Under the CCRA's position on gifts and awards, employers may give employees two non-monetary awards per year on a tax-free basis in recognition of outstanding achievements, such as reaching a specified number of years of service, meeting or exceeding safety standards, or reaching similar milestones, where the total cost of the awards to the employer is less than $500 per year.

The position set out in Income Tax Technical News, No. 22 with respect to awards is with respect to an award given by the employer. However, we would generally be prepared to consider this position in a situation where it is the parent corporation that gives the award to an employee of its subsidiary as long as it is not a means of exceeding the number of awards (and the $500 limit) provided for in the policy.

Usually, the total cost of rewards is representative of their value. We compare the total cost of rewards to $500 to determine if a reward is tax-free. We have not defined the term "cost" for the purposes of this policy. However, we consider that cost would not only include the purchase price of a property. It would include any costs incurred in obtaining the property in the desired condition and location for delivery to the employee. In a situation where some of the costs were incurred by the employer and some of the costs were incurred by a related person, we would consider the costs incurred by both the employer and the related person when comparing to the $500 limit, regardless of whether the employer or its parent corporation delivers the property to the employee.

Consequently, in this situation, we are of the view that customs duties and transportation costs, regardless of which corporation incurs them, must be added to the purchase price of the property to be given to the employee to determine if the gifts and awards policy applies. Based on the figures you have provided, the total cost would be over $500. Therefore, the gifts and awards policy would not apply and the fair market value of the property should be added to the employee's employment income. The question of what is the fair market value of property in the desired condition and at the location of delivery to the employee is a question of valuation and fact on which we make no comment.

These comments are not advance income tax rulings and are not binding on the CCRA with respect to any particular situation.

Best regards,

Ghislaine Landry, CGA
for the Director
Business and Partnerships Division
Income Tax Rulings Directorate
Legislative Policy Branch

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All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

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Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CCRA.

Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ADRC.

Principales Questions:

Est-ce qu'un bien remis par une société-mère à un employé de sa filiale à titre de récompense pourrait être remis en franchise d'impôt?

Est-ce que les droits de douane et les frais de transport payés par la filiale feraient partie du coût total du bien qui est comparé à la limite de 500 $?

Position Adoptée:

Nous serions généralement prêts à tenir compte de la politique sur les récompenses dans une situation où c'est la société-mère qui remet la récompense à un employé de sa filiale en autant qu'il ne s'agit pas d'un moyen pour dépasser le nombre de récompenses (ainsi que la limite de 500 $) prévu dans la politique.

Les droits de douane et les frais de transport feraient partie du coût total.

Raisons POUR POSITION ADOPTÉE:

Extension de la politique à certaines situations.

Nous n'avons pas défini le terme " coût " pour les fins de cette politique. Cependant, nous considérons que le coût ne comprendrait pas uniquement le prix d'achat d'un bien. Il comprendrait tous les frais encourus pour obtenir le bien dans l'état désiré et à l'endroit où il est remis à l'employé. Dans une situation où certains frais ont été encourus par l'employeur et où une autre partie des coûts a été encourue par une personne liée, nous tiendrions compte des frais encourus par l'employeur et par la personne liée à celui-ci lors de notre comparaison avec la limite de 500 $ et ce, que ce soit l'employeur ou sa société-mère qui remette le bien à l'employé.

XXXXXXXXXX Sylvie Labarre, CA
2003-002333
Le 10 décembre 2003

Monsieur,

Objet: Récompense remise à un employé

La présente fait suite à votre lettre du 10 juin 2003 dans laquelle vous nous demandez notre opinion concernant l'application, dans une situation particulière, de la politique de cadeaux et récompenses qui a été publiée dans les Nouvelles techniques no 22. Nous nous excusons du délai requis pour répondre à cette demande.

Situation

Monsieur A, un résident canadien, est employé de Canco, une société canadienne dont la totalité des actions est détenue par Usco, une société américaine.

Monsieur A atteint vingt ans de services pour Canco. Usco veut alors remettre un bien à Monsieur A à titre de récompense. Usco achète ce bien pour un montant équivalent à 500 $CAN. Cependant, afin de transférer le bien à Monsieur A, le bien doit être importé au Canada et il y a une entente à l'effet que Canco paie les droits de douanes au montant de 200 $. De plus, l'une des sociétés paie les frais de transport jusqu'à l'endroit où le bien est remis à Monsieur A.

Questions

Vous nous demandez si le fait que ce soit la société-mère de Canco qui remet le bien à l'employé de Canco fait en sorte que la politique de cadeaux et récompenses ne s'applique pas à la présente situation.

Vous nous demandez si les droits de douanes et les frais de transport font partie du coût du bien remis à l'employé pour les fins de déterminer si la politique de cadeaux et de récompenses s'applique.

Nos commentaires

Tel qu'il est mentionné au paragraphe 22 de la Circulaire d'information 70-6R5 du 17 mai 2002, l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) a comme pratique de ne pas émettre d'opinion écrite concernant des transactions projetées autrement que par voie de décisions anticipées. Par ailleurs, lorsqu'il s'agit de déterminer si une transaction complétée a reçu le traitement fiscal adéquat, la décision en revient d'abord à nos bureaux des services fiscaux à la suite de l'examen de tous les faits et documents, ce qui est généralement effectué dans le cadre d'une mission de vérification. Nous pouvons toutefois vous offrir les commentaires généraux suivants qui, nous l'espérons, vous seront utiles. Ces commentaires pourraient cependant, dans certaines circonstances, ne pas s'appliquer à votre situation particulière.

Selon la position de l'ADRC sur les récompenses, les employeurs peuvent remettre à leurs employés, en franchise d'impôt, deux récompenses non monétaires par année en reconnaissance de réalisations exceptionnelles, comme l'atteinte d'un nombre déterminé d'années de service, l'atteinte ou le dépassement de normes de sécurité, ou encore l'atteinte d'étapes-clés semblables, lorsque le coût total des récompenses pour l'employeur est inférieur à 500 $ par année.

La position énoncée à la publication Nouvelles techniques no 22 à l'égard des récompenses vise une récompense remise par l'employeur. Cependant, nous serions généralement prêts à tenir compte de cette position dans une situation où c'est la société-mère qui remet la récompense à un employé de sa filiale en autant qu'il ne s'agit pas d'un moyen pour dépasser le nombre de récompenses (ainsi que la limite de 500 $) prévu dans la politique.

Habituellement, le coût total des récompenses est représentatif de leur valeur. Nous comparons le coût total des récompenses à 500 $ pour déterminer si une récompense peut être remise en franchise d'impôt. Nous n'avons pas défini le terme " coût " pour les fins de l'application de cette politique. Cependant, nous considérons que le coût ne comprendrait pas uniquement le prix d'achat d'un bien. Il comprendrait tous les frais encourus pour obtenir le bien dans l'état désiré et à l'endroit où il est remis à l'employé. Dans une situation où certains frais ont été encourus par l'employeur et où une autre partie des coûts a été encourue par une personne liée, nous tiendrions compte des frais encourus par l'employeur et par la personne liée à celui-ci lors de notre comparaison avec la limite de 500 $ et ce, que ce soit l'employeur ou sa société-mère qui remette le bien à l'employé.

Par conséquent, dans la présente situation, nous sommes d'avis que les droits de douane et les frais de transport, quelle que soit la société qui les encourt, doivent être ajoutés au prix d'achat du bien qui sera remis à l'employé pour déterminer si la politique de cadeaux et de récompenses s'applique. Selon les chiffres que vous nous avez fournis, le coût total serait supérieur à 500 $. Par conséquent, la politique de cadeaux et de récompenses ne s'appliquerait pas et la juste valeur marchande du bien devrait être ajoutée au revenu d'emploi de l'employé. La question de savoir quelle est la juste valeur marchande d'un bien dans l'état désiré et à l'endroit de remise à l'employé est une question d'évaluation et de fait sur laquelle nous n'émettons aucun commentaire.

Ces commentaires ne constituent pas des décisions anticipées en matière d'impôt sur le revenu et ne lient pas l'ADRC à l'égard d'une situation particulière.

Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

Ghislaine Landry, CGA
pour le Directeur
Division des entreprises et des
sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt
Direction générale de la politique
et de la législation

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Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(1) - Paragraph 6(1)(a)

$500 gift policy applies where parent incurs the cost (which must include any customs and shipping costs)

After an employee attained 20 years of service with Canco, its US parent, in order to reward him, purchased property for the equivalent of C$500, but it also was agreed that Canco would pay the related customs duties of $200, and one of the corporations paid the transportation costs to the location where the property was given to him. CCRA stated:

[Under] CCRA's position on gifts and awards, employers may give employees two non-monetary awards per year on a tax-free basis in recognition of outstanding achievements, such as reaching a specified number of years of service, meeting or exceeding safety standards, or reaching similar milestones, where the total cost of the awards to the employer is less than $500 per year.

… [W]e would generally be prepared to consider this position in a situation where it is the parent corporation that gives the award to an employee of its subsidiary as long as it is not a means of exceeding the number of awards (and the $500 limit) provided for in the policy. …

[C]ustoms duties and transportation costs, regardless of which corporation incurs them, must be added to the purchase price of the property to be given to the employee to determine if the gifts and awards policy applies … .

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