31 October 2003 Internal T.I. 2003-0040997 F - CHANTIER PARTICULIER REPAS CONJOINT

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6(6)a) 6(1)a) 6(1)b)

Also released under document number 2003-00409970.

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This translation was prepared by Tax Interpretations Inc. The CRA did not issue this document in the language in which it now appears, and is not responsible for any errors in its translation that might impact a reader’s understanding of it or the position(s) taken therein. See also the general Disclaimer below.

Questions

Our Comments

Principal Issues: [TaxInterpretations translation]

Do the provisions of paragraph 6(6)(a) of the Act apply to the reimbursement received by the employee for meal expenses incurred by the employee’s spouse while visiting the special work site?

Position:

No.

Reasons:

An allowance paid or reimbursed by the employer to the employee to cover the meal expenses of the spouse visiting the special work site is not covered by the provisions of paragraph 6(6)(a).

October 31, 2003

Monsieur Jean-Paul Payette	                    Headquarters
Business Audit          	                    Danielle Bouffard
Quebec Tax Services Office                        (613) 957-8953
  		                                      
                                                  2003-004099

Special work site - Spouse's meal expenses

This is further to your email of September 24, 2003 in which you asked whether the provisions of subsection 6(6) of the Income Tax Act (the "Act") apply in the situation described below.

In essence, a Canadian employer sent a number of its employees in XXXXXXXXXX for a period of XXXXXXXXXX months to a special work site. The employer provided XXXXXXXXXX employees with a personal trailer and paid them an allowance of $XXXXXXXXXX per week for meals and other personal expenses. XXXXXXXXXX other employees stayed at a hotel and all their expenses were paid by the employer.

The employer also reimbursed employees for meal expenses incurred by their spouses during visits to the special work site.

Questions

1. Do the provisions of paragraph 6(6)(a) apply to reimbursement received by an employee for meal expenses incurred by the employee’s spouse while visiting the special work site?

2. What criteria should be considered in determining whether the weekly allowance of $XXXXXXXXXX paid by the employer to an employee is reasonable?

Our Comments

Paragraph 6(6)(a) provides, inter alia, that an amount received by an employee that represents the value of expenses, or an allowance not exceeding a reasonable amount in respect of expenses, incurred by the employee for board and lodging is not included in the employee's income notwithstanding subsection 6(1). The English version of paragraph 6(6)(a) respecting board and lodging reads, in part, as follows "the taxpayer's board and lodging". We are of the view that a reimbursement made or allowance paid by the employer to the employee to cover the meal expenses of the spouse visiting the special work site is not covered by the provisions of paragraph 6(6)(a). Such reimbursement or allowance received by an employee would be taxable pursuant to paragraph 6(1)(a) or 6(1)(b) either as a benefit received or enjoyed by the employee in the year in respect of, in the course of, or by virtue of an office or employment or as an allowance for personal or living expenses.

Determining whether the amounts for board and lodging (i.e., meals and other incidental expenses such as telephone, cleaning, etc.) paid to the employee by the employer are reasonable for the purposes of section 6(6)(a) is a question of fact. This determination can only be made after an examination of all the relevant facts such as the contract of employment, the nature of the work or the nature of the employee's travel. In the situation you presented to us, you could compare the expenses reimbursed to employees staying in hotels (the nature of the expenses and their cost) and obtain the components of the weekly allowance to determine the expenses it was intended to cover. If the weekly allowance of $XXXXXXXXXX paid by the employer to the employee was to compensate the employee for actual expenses for "board and lodging" at the special work site, we are of the view that the amounts would be considered reasonable for the purposes of paragraph 6(6)(a).

For your information, unless exempted, a copy of this memorandum will be severed using the Access to Information Act criteria and placed in the CCRA's library. A severed copy will also be distributed to the commercial tax publishers for inclusion in their databases. The severing process will remove all material that is not subject to disclosure, including information that could disclose the identity of the taxpayer. Should your client request a copy of this memorandum, the CRA library version can be provided. Alternatively, the client may request a severed copy using the Privacy Act criteria, which does not remove client identity. Requests for this latter version should be made by you to Ms. Jackie Page at (819) 994-2898. A copy that has been severed in accordance with the Privacy Act will be sent to you for delivery to the client.

We hope that these comments are of assistance. Should you require any further information regarding the content of this document, please do not hesitate to contact us.

Ghislaine Landry, CGA
for the Director
Business and Partnerships Division
Income Tax Rulings Directorate
Policy and Legislation Branch

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All rights reserved. Permission is granted to electronically copy and to print in hard copy for internal use only. No part of this information may be reproduced, modified, transmitted or redistributed in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, or stored in a retrieval system for any purpose other than noted above (including sales), without prior written permission of Canada Revenue Agency, Ottawa, Ontario K1A 0L5

Tous droits réservés. Il est permis de copier sous forme électronique ou d'imprimer pour un usage interne seulement. Toutefois, il est interdit de reproduire, de modifier, de transmettre ou de redistributer de l'information, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, de facon électronique, méchanique, photocopies ou autre, ou par stockage dans des systèmes d'extraction ou pour tout usage autre que ceux susmentionnés (incluant pour fin commerciale), sans l'autorisation écrite préalable de l'Agence du revenu du Canada, Ottawa, Ontario K1A 0L5.

Text of Severed Letter

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CRA.
Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ARC.

Questions

Nos commentaires

Please note that the following document, although believed to be correct at the time of issue, may not represent the current position of the CCRA.

Prenez note que ce document, bien qu'exact au moment émis, peut ne pas représenter la position actuelle de l'ADRC.

Principales Questions:

Les dispositions de l'alinéa 6(6)a) de la Loi s'appliquent-elles au remboursement reçu par l'employé pour les frais de repas encourus par son conjoint lors de ses visites sur le chantier particulier?

Position Adoptée:

Non.

Raisons POUR POSITION ADOPTÉE:

Une allocation versée ou un remboursement fait par l'employeur à l'employé pour couvrir les frais de repas du conjoint en visite sur le chantier particulier ne sont pas couverts par les dispositions de l'alinéa 6(6)a) de la Loi.

Le 31 octobre 2003

Monsieur Jean-Paul Payette	                    Administration centrale
Vérification d'entreprises	                    Danielle Bouffard
Bureau des services	                          (613) 957-8953
  fiscaux de Québec

		                                      2003-004099

Chantier particulier- Frais de repas du conjoint

La présente fait suite à votre courrier électronique du 24 septembre 2003 dans lequel vous nous demandez si les dispositions du paragraphe 6(6) de la Loi de l'impôt sur le revenu (ci-après la " Loi ") s'appliquent dans la situation décrite ci-après.

Essentiellement, un employeur canadien a envoyé en XXXXXXXXXX un certain nombre de ses employés pour une durée de XXXXXXXXXX mois sur un chantier particulier. L'employeur a fourni à XXXXXXXXXX employés une roulotte personnelle et leur a versé une allocation de XXXXXXXXXX $ par semaine pour leurs frais de repas et autres dépenses personnelles. XXXXXXXXXX autres employés logeaient à l'hôtel et toutes leurs dépenses étaient payées par l'employeur.

L'employeur a aussi remboursé les employés pour les frais de repas encourus par leurs conjoints lors de visites au chantier particulier.

Questions

1. Les dispositions de l'alinéa 6(6)a) de la Loi s'appliquent-elles au remboursement reçu par un employé pour les frais de repas encourus par son conjoint lors de ses visites sur le chantier particulier?

2. Quels critères doivent être considérés pour déterminer si l'allocation hebdomadaire de XXXXXXXXXX $ versée par l'employeur à un employé est raisonnable?

Nos commentaires

L'alinéa 6(6)a) de la Loi prévoit, entre autres, qu'un montant reçu par un employé qui représente la valeur des frais, ou une allocation n'excédant par un montant raisonnable se rapportant aux frais, qu'il a supportés pour sa pension et son logement n'est pas inclus dans son revenu malgré le paragraphe 6(1) de la Loi. La version anglaise de l'alinéa 6(6)a) de la Loi relative à la pension et au logement se lit, entre autres, comme suit : " the taxpayer's board and lodging ". Nous sommes d'avis qu'un remboursement fait ou une allocation versée par l'employeur à l'employé pour couvrir les frais de repas du conjoint en visite sur le chantier particulier ne sont pas couverts par les dispositions de l'alinéa 6(6)a) de la Loi. Ce remboursement ou cette allocation reçus par un employé seraient imposables en vertu de l'alinéa 6(1)a) ou 6(1)b) de la Loi soit à titre d'avantage qu'il a reçu ou dont il a joui au cours de l'année au titre, dans l'occupation ou en vertu d'une charge ou d'un emploi ou soit à titre d'allocation pour frais personnels ou de subsistance.

Déterminer si les montants à titre de logement et de pension (soit les repas et autres dépenses accessoires telles que le téléphone, le nettoyeur, etc.) versés à l'employé par l'employeur sont raisonnables aux fins de l'alinéa 6(6)a) de la Loi est une question de fait. Cette détermination ne peut se faire qu'après un examen de tous les faits pertinents comme par exemple le contrat d'emploi, la nature du travail ou la nature des déplacements de l'employé. Dans la situation que vous nous présentez, vous pourriez comparer les frais remboursés aux employés logeant à l'hôtel (la nature des frais et leur coût) et obtenir les composantes de l'allocation hebdomadaire pour déterminer les frais qu'elle visait à couvrir. Si l'allocation hebdomadaire de XXXXXXXXXX $ versée par l'employeur à l'employé était pour compenser les dépenses réelles de l'employé pour " sa pension et son logement " sur le chantier particulier, nous sommes d'avis que les montants seraient considérés raisonnables aux fins de l'application de l'alinéa 6(6)a) de la Loi.

Pour votre information, une copie de cette lettre sera épurée selon les critères contenus dans la Loi sur l'accès à l'information et sera disponible dans la Bibliothèque de l'ADRC qui se trouve sur votre réseau local ou sur Intranet. Une copie de la version épurée sera également distribuée aux éditeurs fiscaux commerciaux pour insertion dans leurs banques de données. Le processus d'épuration permet d'enlever toute information qui n'a pas à être dévoilée y compris toute information qui permettrait l'identification du contribuable. Si votre client demande une copie de cette lettre, vous pouvez lui remettre une copie épurée de la lettre telle qu'elle se trouve dans la Bibliothèque de l'ADRC. Le client peut aussi demander une copie de la lettre épurée en vertu des critères de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur laquelle apparaît le nom du contribuable. Toute demande à cet effet devrait être faite auprès de Madame Jackie Page au (819) 994-2898. La copie épurée selon les critères de la Loi sur la protection des renseignements personnels vous sera alors envoyée pour que vous puissiez la remettre à votre client.

Nous espérons que ces commentaires vous seront utiles. Si vous désirez des informations additionnelles concernant le contenu du présent document, n'hésitez pas à communiquer avec nous.

Ghislaine Landry, CGA
pour le Directeur
Division des entreprises et des
sociétés de personnes
Direction des décisions en impôt
Direction générale de la politique
et de la législation

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Summaries

Summary Under

Tax Topics - Income Tax Act - Section 6 - Subsection 6(6) - Paragraph 6(6)(a)

s. 6(6)(a) does not extend to covering meal expenses of visiting spouses

Employees working for a Canadian employer at a special work site were, in some cases, provided by it with a personal trailer and paid a weekly allowance for meals and other personal expenses, while others stayed at a hotel with all their expenses paid by the employer. The employer also reimbursed employees for meal expenses incurred by their spouses during visits to the special work site. The Directorate stated:

A reimbursement made or allowance paid by the employer to the employee to cover the meal expenses of the spouse visiting the special work site is not covered by the provisions of paragraph 6(6)(a).

Regarding the determination of the reasonableness of the weekly allowance, the Directorate stated:

[Y]ou could compare the expenses reimbursed to employees staying in hotels (the nature of the expenses and their cost) and obtain the components of the weekly allowance to determine the expenses it was intended to cover. If the weekly allowance … was to compensate the employee for actual expenses for "board and lodging" at the special work site, we are of the view that the amounts would be considered reasonable … .

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